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无影山校区综合管理办公室后勤物资材料集中采购管理办法
时间:2014-10-01   点击量:

 

 

 


为加强后勤物资材料采购管理工作,进一步发挥资金的使用效率,降低采购成本,优化工作流程,规范采购程序,确保采购质量,特制定本办法。
一、管理机构
无影山校区综合管理办公室成立由主任为组长,主管后勤副主任为副组长,后勤各部门负责人、采购负责人、保管负责人为成员的后勤物资材料集中采购工作小组。
工作小组工作职责:
1、建立健全采购、保管、记账管理制度;
2、负责起草大宗物资材料采购招标文件;
3、负责招标前的市场考察、论证工作;
4、负责批量采购和零星物资材料采购工作;
5、负责与批量物资材料采购供货商签订供销合同;
6、协助各部门妥善解决使用过程中出现的问题;
7、负责物资材料入库、出库工作,严格出入库手续;
8、做到日清月结,保证账、物相符;
9、完成领导临时交办的其他采购任务。
二、工作原则
1、勤俭办学、厉行节约的原则。
2、统一管理、统一采购、统一财务、统一监督的原则。
3、公开透明、阳光操作的原则。
三、采购范围
1、维修经费(含各部门的维修包干经费)内的各种维修、维护所需物资材料和新建项目工程材料。如水电暖维修中的水(上、下水)、电、暖材料,校舍设施维修所用的土、木、砖、瓦等物资材料,楼宇内公共基础设施的维修耗材,校园环境设施的维护材料等。
2、校园绿化及养护所用的汽油、化肥、药剂以及苗木、花卉的购置。
3、锅炉房、配电室、绿化、水电等各种中小型设备购置(属固定资产的应办理相关手续)。
4、后勤包干经费中卫生保洁所用的垃圾袋、卫生工具等低值易耗品。
5、学生食堂使用的食用油、面粉等大宗原材料。
四、工作程序
根据后勤物资材料的采购特点,分零星采购、批量采购和大宗采购。其中零星采购金额在5000元以下;批量采购金额在5000元以上、50000元以下;大宗采购金额在50000元以上。
1、零星采购
每月25-31日后勤各部门填写《无影山校区综合管理办公室后勤物资材料采购申报表》,经分管副主任同意后,采购负责人汇总后于次月5日前组织进行统一采购,零星采购时须保证2人以上(包括2人)参与;物资运抵后,要经保管验收入库。
2、批量采购
每月25-31日前各部门将批量采购材料的品种、数量、规格及技术要求提出采购计划报分管副主任批准,经主任签字后,由采购负责人根据时间要求有计划组织采购;应急维修所需物资,可根据情况追加计划,按照审批程序组织采购;采购负责人按照提交的采购计划,在进行市场调研的基础上,就同品种、同规格、同质量的产品至少考察或组织三家以上(包括三家)供货商评议、比较,最后确定供货商,需要时须签订供货合同,采购负责人根据合同内容要求,随时通知供货商供货。
3、大宗采购
大宗物资材料的采购由各部门提交采购计划(包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容),采购工作小组根据要求起草招标文件,按照学校有关规定的招标程序逐级审批后,组织招标、议标等工作。
五、出入库管理
采购的所有物资必须先入库再出库。保管负责人负责物资材料的验收、入库、出库工作,建立保管帐,做好登记。为了方便工作,各部门根据情况可设立物资材料周转仓库,并设兼职保管员1人,负责本部门应急物资的储备和日常维修材料的管理。
1、材料入库必须由保管员验收后填写入库单入库;并建立保管帐。
2、材料出库须由材料使用部门填写领料单,并注明用途。
3、每月月底,保管员将出库、入库单进行汇总,根据汇总情况进行库存盘点。
4、每学期结束前,保管负责人将本学期库存盘点情况报后勤主管领导审核后交综合部建档保存。
六、结算管理
采购物资材料要及时报账结算,除需要扣除质保金外,不拖不欠。
1、采购物资材料必须索要必要的合法凭证。
2、报销时,必须有经办人、部门负责人、分管副主任、主任签字后方可报销。
3、采购金额较大的须用转账支票支付,尽可能不使用现金。
4、报销时除持规范的报销凭证外须附物资材料总保管员入库单。
七、工作要求
1、提高认识。按照后勤管理工作规范化的要求,切实加强对后勤物资采购的管理和监督。
2、严肃工作纪律。采购人员要认真负责,廉洁自律,做到公开、透明、阳光操作,要严肃采购纪律,做到优质、及时、安全、准确采购。
3、加强规范管理。保管负责人根据财务制度的要求建立材料物资、低值易耗品明细账薄,严格出入库手续。严格采购、验收、领用的管理。设置“库存材料”总账账户进行会计核算,期末定期清查、对账,做到帐物相符。
 

 

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相关附件:采购表.docx
 
 
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